Как выбрать конференц зал?

1. Правильно рассчитывайте вместимость зала

Внимательно изучите детали. Предусмотрен ли кофе-брейк? Тогда места потребуется вдвое больше. Для совещания 20 ТОП-менеджеров не нужен огромный зал с проектором. В схожей ситуации мы нашли уютную кофейню на территории отеля и устроили там кулинарный мастер-класс. Генеральный директор в неформальной обстановке высказал претензии к ТОПам и получил обратную связь.

2) Зал должен подходить под формат события

Важный момент при аренде конференц-зала: будут ли все гости только слушать или еще параллельно участвовать в обсуждении? Или просто смотреть на экран? От этого зависит рассадка: амфитеатром, банкетная, в круг. У нас был случай, когда после большого совещания сотрудники разошлись по рабочим группам. То есть понадобились в шаговой доступности большой зал и несколько маленьких. Такое решение мы нашли в ГТК в Суздале.

3) Соответствие места концепции поездки

Сейчас в тренде концептуальные поездки, связанные с событиями внутри компании: «Эпоха Возрождения», «Петровские реформы». Есть и обратные примеры, когда руководители выбирают город и просят придумать концепцию под этот город.

4) Проверяй каждую мелочь

Вы приходите на утро с флешкой, а оказывается, компьютера нет, или есть, но расшатанный разъём не читает флешки. Вечером стоял флипчарт, а утром его унесли, потому что принадлежал он предыдущим арендаторам. Пока ты не спросишь конкретно про каждую деталь, никто ничего не скажет.

5) Свет и звук оставь специалистам

Вам надо точно знать, какой звук поставить, чтобы спикера слышало 1000 человек или чтобы гости с комфортом посмотрели фильм. В отеле вам говорят о мощнейшем проекторе в 6000 люменов, а специалист скажет, что нужно как минимум 12000 люменов.

В качестве резюме можно посоветовать работать с профессионалами. Даже аренда конференц-зала требует определенной компетенции.